5 vragen aan Ester Koot

01 november 2021
023_5 vragen aan Ester Koot_01-2.jpg

“Inzicht in drijfveren geeft richting aan hoe je medewerkers effectief meekrijgt in verandering,” stelt Ester Koot, strategy consultant bij Sparkey (onderdeel van Motivaction). PROOF ging met Ester in gesprek over het belang van meten en het maatwerk dat je op basis hiervan kan leveren.

1. Waarom is regelmatig meten in tijden van verandering zo belangrijk?
“Op basis van onderzoek meet je waar je als organisatie staat ten opzichte van je veranderdoelen. Dat inzicht stelt je in staat bij te sturen en zo weet je welke afdelingen van de organisatie extra aandacht nodig hebben. Het gebeurt bijvoorbeeld geregeld dat we opdrachtgevers terug naar de tekentafel sturen om het doel van de verandering helderder te maken. Uit onderzoek blijkt dat er dan nog te weinig begrip is van de verandering of dat de urgentie nog te weinig wordt gevoeld, waardoor je niet verder komt in communicatie. Begrijpen mensen het einddoel niet, dan weten ze ook niet hoe zij kunnen bijdragen.”

Begrijpen mensen het einddoel niet, dan weten ze ook niet hoe zij kunnen bijdragen.”

2. Wat is volgens jou een belangrijk onderdeel van het onderzoek dat jullie bij veel organisaties doen?
“Om echt effectief bij te sturen, is het belangrijk om de drijfveren van de interne doelgroepen in kaart te brengen. Idealiter is onderzoek naar drijfveren dus onderdeel van het onderzoek dat je doet voorafgaand aan of tijdens een verandertraject. Wij noemen de systematiek hiervoor WorkProfiler. Inzicht in drijfveren geeft richting aan hoe je medewerkers effectief meekrijgt in verandering. Aan welke informatie je geeft, hoeveel inspraak je verlangt, welke tone of voice je gebruikt, welke interventies je toepast en hoe je omgaat met weerstand.”

023_5 vragen aan Ester Koot_01-3.jpg

3. Kan je een voorbeeld noemen van hoe de drijfveren van medewerkers richting geven aan de communicatie tijdens een verandertraject?
“Neem carrièregerichte medewerkers. Zij willen graag de voortgang van de verandering zien en kunnen hierbij ongeduldig zijn. Deze medewerkers kun je tegemoet komen in hun wensen met bijvoorbeeld een competitie-element. Creatief onafhankelijken willen niet teveel regels en kaders, maar de vrijheid om mee te denken in bijvoorbeeld een ‘innovatielab’. Heb je meer loyalen in de organisatie, dan hoef je niet alles te vertellen maar kan je beter zekerheid geven: hier gaan we heen, dit gaat er gebeuren, dit kan je verwachten, en dit is jouw stukje verantwoordelijkheid daarin. Op basis van het profiel van de organisatie of afdeling pas je je beïnvloedingstechnieken aan. Dat vraagt dus ook maatwerk. En dat geeft leidinggevenden een hele belangrijke rol. Want zij kunnen dat maatwerk leveren.”

Op basis van het profiel van de organisatie of afdeling pas je je beïnvloedingstechnieken aan. Dat vraagt dus ook maatwerk en dat geeft leidinggevenden een hele belangrijke rol. Want zij kunnen dat maatwerk leveren.”

4. Onderzoek doen kost tijd en moeite, dat weten we allemaal. Waarom is het die tijd en moeite toch waard?
“Met de beschikking over data kan je als communicatieprofessional van meerwaarde zijn aan de directietafel. Je kan aantonen wat er gebeurt binnen de organisatie en laten zien welke richting of welk budget nodig is. Je ziet dat het belang van data groeit bij directies. Nog teveel beslissingen zijn gebaseerd op onderbuikgevoel. En dat is niet altijd onzin, maar het mooie van onderzoek is dat je dat onderbuikgevoel hard kan maken.”

5. Ook van medewerkers vraag je tijd. Vaak wordt het uitsturen van ‘nog een vragenlijst’ als vervelend ervaren. Hoe krijg je hen zover om mee te doen?
“De kunst is om het onderzoek leuk te maken. Wat er achter de huivering voor nóg een onderzoek schuilgaat, is de aanname dat je mening geven niet leuk is. Zo zien veel medewerkers dat niet. Zeker niet in verandertrajecten. Maar wel is het belangrijk om het niet een te grote belasting te maken. Houd het laagdrempelig en bied afwisseling in de vorm van de vragen. Tot slot: koppel ook terug. Laat zien hoe de verandering tot stand komt en welke vorderingen de organisatie maakt. Dan zijn medewerkers de volgende keer ook eerder bereid om mee te doen.”

Meer weten over hoe blije medewerkers verandering duurzaam succesvol maken? Lees er alles over in PROOF’s zesde boek Happy change. Bestel het hier.