De 10 van PROOF voor het nieuwe jaar

08 december 2020

Het eind van dit coronajaar is in zicht. Tijd om vooruit te kijken. Voor het vak van verandercommunicatie en interne communicatie was het een jaar waarin in sneltreinvaart veel lessen zijn geleerd. Onderstaand de tien van PROOF voor het komende jaar.

#1 Zorg voor een overkoepelend verhaal
Een verhaal geeft richting aan waar de organisatie naartoe wil. Dit verhaal (raamwerk) is de eerste stap die ervoor zorgt dat medewerkers zich verbonden willen – blijven – voelen met de organisatie. Leidinggevenden en medewerkers hierop alignen is essentieel. COVID-19 heeft natuurlijk veel veranderingen gebracht. Organisaties scherpen juist nu hun strategie aan. Dat vraagt ook om een aangescherpt verhaal. Het waarom is natuurlijk van belang (en het belang van purpose blijft ook in 2021) maar uiteindelijk willen zowel leidinggevenden als medewerkers weten wat er gaat gebeuren en ook hoe dat gaat gebeuren.

#2 Luister naar eigen medewerkers
Medewerkers zijn de belangrijkste raadgevers. Het is verstandig om te zorgen voor feedbackloops zodat je weet wat er leeft in de organisatie. Dat kan door regelmatig met medewerkers in gesprek te gaan. Maar ook door frequente pulsechecks en dialoogsessies waar medewerkers hun mening kunnen geven. Er zijn inmiddels genoeg aantrekkelijke manieren om te meten en de dialoog aan te gaan. Ellenlange vragenlijsten zijn allang passé.

#3 Optimaliseer de employee journey
De verwachting is dat sommige veranderingen blijven. Dat vraagt om een optimalisatie van de employee journey. Van de interne communicatie-infrastructuur tot een HR visie, van digitale onboarding tot actief werken aan sociale dynamieken. Van het employer brand tot online leren. De employee journey kent natuurlijk veel facetten: het is zaak om de prioriteiten te bepalen en ook noodzaak dat HR en Communicatie samen optrekken. En dat zij samen stap voor stap de employee journey juist nu weten te versterken.

#4 Zorg voor maatwerk
Sentiment verschilt, mentaliteit verschilt. Kortom, mindsets lopen uiteen. Het is van belang dat activiteiten zijn afgestemd op de doelgroep. Dat klinkt logisch maar in veel organisaties is het nog teveel one-size fits all. Dus breng in kaart wie waar zit, wat het sentiment is, waar welke hulp nodig is en zorg voor communicatie op maat.

#5 Bepaal hoe je met elkaar gaat werken
Besteed aandacht aan een visie op hoe je met elkaar gaat werken in de toekomst. Werk aan een manifest waarmee je duidelijk maakt hoe je wilt dat mensen in de organisatie met elkaar omgaan. Manieren van samenwerken, van vergaderen en van socializen zullen anders zijn en het is zaak om daar mee aan de slag te gaan en dat ook vast te leggen. Zo geef je iedereen houvast.

#6 Zorg dat HR en Communicatie een gezamenlijke kalender hebben en versterk HR Communicatie
Het is van belang om een gezamenlijke agenda te hebben. Veel HR onderwerpen vragen aandacht en dat vraagt ook direct om goede HR Communicatie. HR Communicatie is in opkomst en verdient een strategische insteek: alignment met de strategie van de organisatie is essentieel.

#7 Kijk wat er nodig is aan skills en capabilities van leidinggevenden
Leidinggevenden zijn cruciaal voor een aligned workforce. Het is van belang om te weten welke skills en capabilities zij nodig hebben en welke ze nu nog missen. Ook dit vraagt om maatwerk. De ene leidinggevende is de andere niet. Juist nu is de behoefte aan leiders die vertrouwen geven en sturen op dialoog en output groot.

#8 Focus en finish
De komende maanden blijven turbulent. Het is zaak dat de doelen duidelijk blijven en dat over de doelen duidelijk wordt gecommuniceerd. Net zo belangrijk is dat wat wordt opgestart, ook wordt afgemaakt. Dat geldt op alle niveaus in de organisatie: focus en finish dus.

#9 Creëer rust, reinheid en regelmaat
Juist in onzekere tijden is het zaak om de rust te bewaren en ook te zorgen voor regelmaat. We zeiden het vroeger al: rust, reinheid en regelmaat. Dat geldt ook voor communicatie. Zorg voor een helder ritme zodat medewerkers weten wat ze wanneer kunnen verwachten.

#10 Heb plezier
Werkplezier is altijd van belang. Dat is nu – nu collega’s elkaar minder zien – soms lastig. Plan gezamenlijke momenten in voor ontspanning, voor activiteiten met elkaar en zorg dat medewerkers plezier houden in wat ze doen. Ook daarvoor is luisteren weer cruciaal.